ثبت دائمی اسناد

تجمیع، نگهداری و حفاظت از اسناد کاغذی همواره به عنوان یکی از مهمترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان کسب و کار هاست. از این رو همیشه به دنبال راهی آسوده برای رفع این مشکل و در عین حال ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک خود بوده اند. ثبت دائمی اسناد یکی از مهمترین فرایند هایی است که می تواند در حل این معضل کمک های شایانی داشته باشد. از این رو می توان گفت که دیجیتال سازی نه تنها به عکس ها و فیلم ها بلکه به اسناد و مدارک در سازمان ها و ادارات نیز نفوذ کرده است. با ثبت دائمی اسناد می توان به بسیاری از امور دست پیدا کرد. علاوه بر ایجاد شرایطی امن، در هزینه های نگهداری از این اسناد نیز صرفه جویی هایی را اعمال کرد.

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

بهترین شیوه برای دیجیتال سازی اساد و مدارک استفاده از سیستم های رایانه ای است. به این صورت که با بهره گیری از یک نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد می توان شرایی را ایجاد کرد تا اساد کاغذی از تمامی خطرات و عامل خارجی و فیزیکی در امان باشند. این نرم افزار ها با ایجاد دسترسی های محدود به افراد، امکان جستجوی سریع اسناد و مدارک و نگهداری از آنها در فضای ابری و یا فیزیکی بسیار کوچک این امکان را برای مدیران عامل و صاحبان کسب و کار ها فراهم کرده است که از ایمنی اسناد و مدارک خود و مشتریان و اربابان رجوع اطمینان حاصل کنند. از سوی دیگر به افراد این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد ذخیره شده دست پیدا کنند.

OCR چیست ؟

شاید ساده ترین تعریفی که میتوان برای مفهوم اینکه OCR  چیست این باشد که آن را اینگونه تعریف کرد : نرم افزاری که نوشته های چاپی را پردازش و آن را به کاراکترهایی مبدل میکند که پردازش آن برای کامپیوتر ممکن باشد. این روزها این فناوری جایگاه خود را از نظر کاربردی پیدا کرده است. در طی فرآیند OCR عکس یک متن به یک فایل متنی قابل ویرایش در نرم افزارهای متداول ( مانند آفیس و….) میگردد و باعث می شود دست افراد در انجام بسیاری از فرآیندها باز بماند .

مزایا و کاربردهای او سی آر فقط محدود به گرفتن خروجی فایل متنی برای ادیت کردن نیست و کاربردهای فراوان دیگری نیز با خود به همراه دارد که از جمله مهم ترین آن ها تبدیل متن به صوت است و از آن می توان برای کتاب های صوتی که قابلیت نمایش متن را نیز دارا هستند استفاده کرد این ویژگی برای افراد نابینا می تواند فوق العاده باشد. همچنین این روش برای نرم افزارهای متداول تبدیل دست خط به نوشته های تایپی کاربرد دارد.

اسکن اسناد

اسناد و مدارک هر شرکت و اداره ای یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران عامل و سرپرست های شرکت های خصوصی و دولتی است. از سوی دیگر دسترسی و بایگانی این اوراق، یکی از مشکلات و مسائلی بوده که همواره سرعت و روند کار را برای اربابان رجوع دچار مشکل کرده است. از همین رو باید به دنبال شیوه ای برای رفع این دغدغه ها بود. اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین شیوه ها و روش ها برای رفع این مشکل خواهد بود.

اسکن اسناد و اوراق

دیجیتال سازی اسناد و اوراق به افراد این امکان را به افراد می دهد تا از مزایای بی شماری بهره مند شوند. از مهمترین فواید این امر می توان به این موضوع اشاره کرد که از امنیت و سلامت اسناد و مدارک می توان اطمینان حاصل کرد. از سوی دیگر به ارمندان و افراد شاغل این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان و تنها با جستجوی بخش کوتاهی از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفی اسکن اسناد و اوراق به افراد کمک میکند تا در فضای ابری و یا قطعات الکترونیکی بسیار کوچک، بخش بسیار بزرگی از اطلاعات خود را ذخیره کنند که همین موضوع نشان از امنیت و صرفه جویی در هزینه های نگهداری خواهد داشت.

اسکن مدارک

اسکن و دیجیتال سازی اوراق و مدارک صرفا شامل شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی نخواهد بود. این موضوع بیان گر این امر است که موسسات آموزشی، مطب ها و بخش های درمانی، بانک ها و موسسات مالی نیز می توانند با بهره گیری از شیوه های اسکن مدارک می توانند به فواید و مزایای بی شمار این سیستم ها دست یابند. از سوی دیگر اسکن و دیجیتال سازی اسناد پزشکی، مالی و اداری به افراد این امکان را می دهد تا ادارات و بخش های درمانی دیگر نیز تنها با چند کلیک ساده به نامه، تصاویر، فیلم ها و اسناد و مدارک بیمار و یا شخص مراجعه کننده دست پیدا کنند.

از سوی دیگر و حسب به دستور دیوان محاسبات کشوری، تمامی مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی موظف خواهند بود که در اصرع وقت، نسبت به دیجیتال سازی و تبدیل داده ها و اسناد و مدارک خود به میکروفیلم ها اقدام کرده و آنرا به مراجع ذی ربط ارائه دهند. از این رو شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین و برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و دیجیتال سازی اسناد و مدارک افتخار دارد با در اختیار داشتن برترین کادر کشوری جهت ایجاد بایگانی های دیجیتال به مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی به مدیران عامل و صاحبان کسب و کار کمک کند.